Muutosneuvotteluja käydään, kun työnantaja harkitsee yritystoimintaa koskevia ratkaisuja, joilla se arvioi olevan laissa todettuja henkilöstövaikutuksia, esimerkiksi muutoksia työmenetelmiin, töiden järjestelyihin, työtilojen järjestelyihin tai säännöllisen työajan järjestelyihin tai näiden arvioidaan johtavan henkilöstövähennyksiin. Neuvotteluvelvoitteen piirissä on lain nojalla myös työnantajan taloudellis-tuotannollisella irtisanomisperusteella harkitsema työntekijän työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolinen muuttaminen. 

Muutosneuvottelujen tarkoitus on keskustella syistä, jotka ovat johtamassa

• irtisanomisiin
• lomautuksiin tai
• osa-aikaistamisiin.

Neuvotteluissa pitää käydä läpi suunniteltujen toimenpiteiden vaikutuksia ja vaihtoehtoja, joilla niiltä voitaisiin välttyä.

Neuvottelut pitää käydä niin aikaisessa vaiheessa, että työntekijöillä on todellinen mahdollisuus neuvotella asiasta. Heidän on saatava vaikuttaa siihen, miten irtisanomisilta vältyttäisiin tai miten niiden vaikutuksia voitaisiin lieventää.

Neuvotella pitää myös siitä, keihin irtisanomiset, lomautukset tai osa-aikaistamiset kohdistetaan. Kyse on todellisista neuvotteluista eikä velvoite täyty vain työnantajan yksipuolisella ilmoituksella.

Kuinka kauan pitää neuvotella?

Neuvottelut päättyvät, jos sopimukseen päästään neuvottelujen aikana tai kun neuvottelut ovat kestäneet laissa säädetyn määräajan.

Neuvotteluja on käytävä vähintään 14 päivää, jos yrityksessä työskentelee vähemmän kuin 30 työntekijää riippumatta suunnitelluista toimenpiteistä.

Neuvotteluaika on vähintään kuusi viikkoa vähintään 30 työntekijän yrityksissä, jos toimenpiteet koskevat

• vähintään kymmentä työntekijää tai
• yli 90 päivän lomautuksia.

Neuvottelujen kirjaaminen

Työnantajan pitää työntekijöiden tai heidän edustajiensa pyynnöstä huolehtia siitä, että neuvotteluista laaditaan pöytäkirjat. Niistä on käytävä ilmi

• neuvottelujen ajankohdat
• osallistujat
• neuvottelujen tulos tai osallistuneiden eriävät mielipiteet
• neuvottelujen aikana tehdyt päätökset tai sopimukset.

Kaikki neuvotteluissa olleet työnantajan ja työntekijöiden edustajat tarkastavat ja allekirjoittavat pöytäkirjan, jos ei muuta sovita.

Jos pöytäkirja ei vastaa sitä, mitä neuvotteluissa on käsitelty ja keskusteltu, ei sitä saa allekirjoittaa.

Allekirjoittamalla pöytäkirjan työntekijä tai työntekijöiden edustaja voi käytännössä hyväksyä siihen kirjatut päätökset tai sopimukset. Siksi pöytäkirja pitää laatia ja tarkistaa erittäin huolellisesti ennen allekirjoittamista.

Mitä tapahtuu neuvottelujen jälkeen?

Vaikka toimenpiteistä ja niiden vaihtoehdoista neuvotellaan, työnantaja kuitenkin tekee niistä lopullisen päätöksen.

Työnantajan pitää pian neuvottelujen jälkeen esittää yleinen selvitys päätöksistä, jotka se aikoo tehdä. Pyydettäessä työnantajan on esitettävä selvitys työntekijöille yhteisesti. Selvityksestä pitää käydä ilmi

• irtisanottavien, lomautettavien tai osa-aikaistettavien työntekijöiden määrät henkilöstöryhmittäin sekä työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolisen muuttamisen kohteena olevien työntekijöiden määrät henkilöstöryhmittäin
• lomautusten kestoajat
• minkä ajan kuluessa työnantaja aikoo toteuttaa päätöksensä.

Ennen muutosneuvottelujen alkamista työnantajan on annettava työntekijöiden edustajalle kirjallisesti tiedot harkitsemistaan irtisanomisista, lomauttamisista tai osa-aikaistamisesta. Ilman riittäviä tietoja työntekijöillä ei ole todellista mahdollisuutta osallistua neuvotteluun.

Työnantajan on kerrottava vähintään

• miksi se toimii näin?
• kuinka montaa työntekijää toimenpiteet koskevat?
• millä periaatteilla ja perusteilla työntekijät valitaan?
• milloin suunnitelmat toteutetaan?

Laissa ei ole tarkasti säädetty, millä tarkkuudella työnantajan pitää tiedottaa työvoiman vähentämisen syistä. Hyvänä nyrkkisääntönä on, että työnantajan pitää antaa tiedot ja selvitykset,

• joihin se vetoaa
• jotka vaikuttavat päätöksiin ja
• jotka työntekijät tarvitsevat voidakseen käydä neuvottelut.

Ilman riittäviä tietoja toimenpiteiden syistä ja taustoista työntekijöillä ei ole todellista mahdollisuutta osallistua neuvotteluun. Jotta työnantaja täyttäisi neuvotteluvelvoitteen, on työnantajan siis annettava työntekijöille kaikki asiaan vaikuttavat tiedot.

Jos työntekijä tai luottamusmies katsoo tarvitsevansa lisätietoja neuvotteluja varten, on hänellä velvollisuus pyytää niitä työnantajalta. Tiedot on annettava etukäteen, jotta työntekijöiden edustajalla on aito mahdollisuus perehtyä niihin ennen neuvotteluiden alkamista sekä välittää tiedot myös työntekijöille ja saada heidän kantansa asiaan.

Jos työnantaja saa joitain seikkoja tietoonsa vasta neuvotteluesityksen jälkeen, tiedot on annettava viimeistään neuvottelujen alkaessa. Mikäli puuttuva tieto on olennainen ensimmäisessä kokouksessa neuvoteltavan asian kannalta, on asian käsittely henkilöstöosapuolen niin vaatiessa siirrettävä myöhäisempään ajankohtaan. Vaatimus asian käsittelyn siirtämisestä puuttuvan tiedon saamiseksi ei kuitenkaan tarkoita sitä, että muutosneuvotteluiden aloitusajankohtaa olisi siirrettävä.

Työntekijöiden salassapitovelvollisuus muutosneuvotteluissa

Työntekijän ja työntekijöiden edustajien on pidettävä salassa seuraavat neuvottelujen yhteydessä saadut tiedot, jos heille on ilmoitettu, että kyse on salassa pidettävistä tiedoista:

• liike- ja ammattisalaisuudet
• työnantajan taloudellista asemaa koskevat tiedot, joiden leviäminen voisi vahingoittaa työnantajaa tai liikekumppania
• yrityksen turvajärjestelyjä koskevat tiedot, joiden leviäminen voisi vahingoittaa työnantajaa tai liikekumppania
• yksittäistä henkilöä koskevat tiedot ilman asianomaisen lupaa.

Näitä tietoja työntekijä tai työntekijöiden edustaja ei saa missään yhteydessä ilmaista ulkopuolisille. Salassapitovelvollisuus jatkuu työsuhteen päättymiseen saakka ja sen rikkominen on rangaistava teko.

Tiedoista saa kuitenkin keskustella muiden työntekijöiden ja heidän edustajiensa kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista neuvottelujen kannalta. Salassapitovelvollisuus koskee silloin myös heitä.

Toimintasuunnitelma

Neuvottelujen alussa työnantajan pitää antaa esitys toimintasuunnitelmasta, jolla edistetään työntekijöiden työllistymistä. Suunnitelma pitää tehdä aina, jos työnantaja harkitsee vähintään kymmenen työntekijän irtisanomista.

Lomautuksia ja osa-aikaistamista suunniteltaessa toimintasuunnitelmaa ei tarvitse tehdä.

Suunnitelman tarkoituksena on saada työvoimaviranomaiset mukaan edistämään työntekijöiden työllistymistä jo aikaisessa vaiheessa. Tarkoitus on, että myös työntekijät ja työvoimaviranomaiset voivat osallistua toimintasuunnitelman laatimiseen yt- tai muutosneuvottelujen aikana.

Suunnitelmassa pitää olla

• neuvottelujen aikataulu
• neuvottelujen menettelytavat
• irtisanomisaikana noudatettavat toimet koskien työnhaun ja koulutuksen edistämistä.

Muutosneuvottelut on käytävä, jos työnantaja harkitsee työvoiman vähentämistä taloudellisilla tai tuotannollisilla perusteilla. Neuvottelut pitää käydä aina, jos yrityksessä työskentelee vähintään 20 työntekijää.

Työntekijämäärään lasketaan myös perhevapaalla tai muusta syystä poissaolevat työntekijät, mutta ei vuokratyöntekijöitä.

Alle 20 työntekijän yrityksissä neuvotteluita ei tarvitse käydä, mutta työnantajan pitää ennen irtisanomista antaa työntekijöille selvitys irtisanomisen syistä ja vaihtoehdoista. Heitä on myös tiedotettava työ- ja elinkeinotoimistolta saatavista työvoimapalveluista. 

Selvitys on annettava niin ajoissa kuin mahdollista.

Missä tilanteissa muutosneuvottelut on käytävä?

Jos työnantaja harkitsee toimenpiteitä tai ratkaisuja, jotka voivat johtaa yhden tai useamman työntekijän

• irtisanomiseen
• lomauttamiseen tai
• osa-aikaistamiseen tai
• työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuoliset muuttamiseen. 

Neuvottelut täytyy käydä ennen kuin päätöksiä irtisanomisista tai muista toimenpiteistä on tehty.

Työnantajalla on velvollisuus aloittaa neuvottelut riittävän aikaisessa vaiheessa, jotta tilanteesta ja toimenpiteistä voidaan vielä neuvotella.

Toisaalta neuvotteluja ei saa aloittaa liian aikaisin tai varmuuden vuoksi, ennen kuin työnantajalla on riittävän varma tieto tilanteesta ja tulevista muutoksista.

Työnantaja ei saa esimerkiksi päättää yrityksen tai sen osan lopettamisesta tai siirtymisestä toiselle paikkakunnalle ennen kuin muutosneuvottelut on käyty loppuun.

Koska ja miten työnantajan pitää ilmoittaa muutosneuvotteluista?

Työnantajan pitää ilmoittaa muutosneuvotteluista viimeistään viisi päivää ennen neuvottelujen alkamista kirjallisesti. Neuvotteluesityksessä pitää ilmoittaa

• neuvottelujen alkamisaika ja -paikka
• ehdotus neuvotteluissa käsiteltävistä asioista.

Kuka osallistuu neuvotteluihin?

Muutosneuvottelut käydään työnantajan ja henkilöstöryhmien edustajan tai edustajien välillä. Henkilöstöryhmien edustajia ovat

• luottamusmies
• luottamusvaltuutettu
• valittu yhteistoiminta- eli yt-edustaja henkilökunnasta (jos luottamusmiestä tai -valtuutettua ei ole).

Jos asia koskee vain yhtä tai muutamaa työntekijää, voidaan neuvottelut käydä työntekijän tai työntekijöiden ja työnantajan välillä.

Vähentämisneuvotteluja koskevien säännösten noudattamatta jättämisen seuraamus on euromääräinen hyvitys, jonka määrä on enintään 35 000 euroa ja jota irtisanottu, lomautettu tai osa-aikaistettu työntekijä voi vaatia työnantajalta. Myös työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolinen muuttaminen kuuluu neuvotteluvelvoitteen piiriin. Hyvityksen määrä riippuu siitä, kuinka vakavasta rikkomuksesta on kyse.

Hyvitystä voi esimerkiksi saada, jos työnantaja on

• tehnyt päätöksensä jo ennen neuvotteluja tai asioista ei ole neuvoteltu lain edellyttämällä tavalla
• lopettanut neuvottelut ennen kuin 14 päivän tai kuuden viikon määräaika on kulunut
• neuvotellut väärän osapuolen kanssa.

Tai jos työnantaja ei ole

• antanut neuvotteluesitystä tai on antanut sen virheellisesti (myöhässä tai puutteellisilla tiedoilla)
• antanut etukäteistietoja neuvotteluja varten
• toimittanut työvoimatoimistolle neuvotteluesitystä tai siinä olevia tietoja
• laatinut toimintasuunnitelmaa tai on laatinut sen virheellisesti tai ei ole esittänyt työllistymistä koskevia periaatteita työntekijöille
• käsitellyt kohdistumisen periaatteita eli esimerkiksi miten irtisanottavat valikoituvat.