Varoituksen antamisessa pitää noudattaa asiallisia toimintatapoja. Varoitusta ei saa antaa kesken työvuoron työn lomassa, vaan pitää järjestää erillinen kuulemistilaisuus, johon työntekijä voi ottaa tarvittaessa mukaan luottamusmiehen.

Jos varoitus on työntekijän mielestä aiheeton, siitä kannattaa ilmoittaa kirjallisesti työnantajalle heti. Ilmoituksessa pitää perustella selkeästi, miksi varoitus on aiheeton. Ilmoituksella voi olla merkitystä, jos varoitusta myöhemmin käytetään irtisanomistilanteessa.

Työpaikoilla on erilaisia varoituskäytäntöjä. Työnantajan pitää noudattaa tasapuolisuutta työntekijöiden kesken varoitusta annettaessa. Työantaja voi myös antaa ensin huomautuksen, joko suullisesti tai kirjallisesti, jonka jälkeen vasta annetaan varoitus.

Varoituksen katsotaan yleensä vanhentuvan noin vuodessa. Varoituksen vanhentumisaika harkitaan kuitenkin tapauskohtaisesti ja harkinnassa otetaan huomioon varoituksen perusteena olevan teon tai laiminlyönnin laatu ja vakavuus. Mitä vakavammasta teosta tai laiminlyönnistä on kyse, sitä pidempään varoitus on voimassa.

Varoitusta ei voi erikseen riitauttaa oikeudessa. Varoituksen peruste tulee arvioitavaksi vasta mahdollisen irtisanomisen perusteita arvioitaessa.