Enligt äldreomsorgslagen beaktas endast de arbetstimmar som utförts i direkt klientarbete vid beräkningen av personaldimensioneringen.

Med direkt klientarbete avses vård och omsorg samt uppgifter som främjar och upprätthåller klienternas funktionsförmåga och rehabilitering, registrering av klientuppgifter, bedömning av servicebehovet samt utarbetande och uppdatering av vård- och serviceplaner.

Arbetstimmar som utförts i indirekt klientarbetet (=stödtjänstuppgifter) beaktas inte vid beräkningen av de timmar som ligger till grund för personaldimensioneringen. En separat resurs ska i regel reserveras för stödtjänstuppgifter. Om indirekt arbete regelmässigt inkluderas i det arbete som anställda i klientarbete utför, ska den andelen definieras i uppgiftsbeskrivningen.

Med indirekt klientarbete avses städning av rum och gemensamma utrymmen, tvätt och fastighetsskötsel, matlagning och uppvärmning av mat, chefsarbete och administrativt arbete för enhetens föreståndare och ansvariga person samt övriga motsvarande uppgifter som möjliggör vård och omsorg.

I äldreomsorgslagen finns en förteckning över de grupper av anställda som kan delta i direkt klientarbete:

1.    sjukskötare och hälsovårdare
2.    närvårdare och primärskötare
3.    geronomer
4.    hemvårdare
5.    socialsektorns handledare och pedagoger
6.    personer som avlagt socionomexamen (YH)
7.    personer som avlagt lämplig yrkes- eller specialyrkesexamen
8.    personer som avlagt lämplig examen på institutnivå
9.    fysio- och ergoterapeuter
10.    rehabiliteringshandledare
11.    vårdbiträden
12.    handledare för stimulerande verksamhet och andra motsvarande anställda som deltar i upprätthållandet av klientens sociala funktionsförmåga
13.    verksamhetsenheternas föreståndare och ansvariga personer.

Arbetsskiftets personal får inte bestå enbart av anställda som avses i punkterna 9–12 eller enbart av studerande med arbetsavtal vid verksamhetsenheten. Verksamhetsenhetens föreståndare och ansvariga personer beaktas vid personaldimensioneringen endast till den del som de utför direkt klientarbete.

I direkt klientarbete kan även studerande med arbetsavtal på verksamhetsenheten delta oberoende av utbildningsform om de genom sina studier har skaffat tillräcklig kompetens i förhållande till grunderna för examen, till den kompetens som lagstiftningen om yrkesutbildad personal förutsätter samt till kompetensbehoven på arbetsplatsen.

I genomförandet av medicineringen får endast sådan personal delta som har tillräcklig utbildning och kompetens för uppgiften.

Dimensioneringen av personalen ska enligt äldreomsorgslagen bedömas som en faktisk personaldimensionering på respektive verksamhetsenhet.

Den bedöms under en tre veckor lång uppföljningsperiod, som motsvarar längden på arbetsskiftsförteckningen enligt arbetstidslagen.

Det ska finnas tillräckligt mycket personal på verksamhetsenheten vid alla tider på dygnet. Arbetsinsatsen för frånvarande anställda ska ersättas med vikarier (till exempel vid semestrar, sjukledigheter och tid som används för fortbildning).

Personaldimensioneringen bedöms per verksamhetsenhet. I lagen om stödjande av den äldre befolkningens funktionsförmåga och om social- och hälsovårdstjänster för äldre definieras en verksamhetsenhet för serviceboende med heldygnsomsorg och för långvarig institutionsvård på följande sätt:

• verksamhetsenheten har gemensamma lokaler och egen arbetsskiftsplanering samt är underställd en och samma chef.

Under uppföljningsperioden på tre veckor är arbetstiden 114 timmar och 45 minuter, det vill säga 114,75 i decimalform. Detta timantal används för alla grupper av anställda på verksamhetsenheter inom såväl den offentliga som den privata sektorn.

Formel för beräkning av en faktisk, förverkligad personaldimensionering:

1. de arbetstimmar som utförts i direkt klientarbete av anställda under en uppföljningsperiod på tre veckor räknas ihop.
2. Summan av dessa arbetstimmar delas med 114,75. På så vis får man reda på det kalkylmässiga antalet vakanser/anställningsförhållanden som varit tillgängliga under de tre veckorna.
3. Antalet vakanser/anställningsförhållanden delas med antalet klienter.

Ett exempel på hur man beräknar den faktiska personaldimensioneringen finns på THL:s webbplats (på finska).